【摘要】在黨政機(jī)關(guān)中，文秘人員是非常重要的崗位，機(jī)關(guān)日常的文書(shū)工作都需要由文秘人員來(lái)完成，并且還需要管理文書(shū)檔案，因?yàn)楣ぷ鲘徫槐容^的特殊，那么對(duì)其業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了很高的要求。只有具備了相應(yīng)的素質(zhì)，方可以更好的開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。本文簡(jiǎn)要介紹了機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)和文書(shū)檔案管理，希望能夠提供一些有價(jià)值的參考意見(jiàn)。
【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)文秘；檔案管理；研究
中圖分類(lèi)號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）09-0034-01
文字秘書(shū)除了掌管文書(shū)之外，還需要給予機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一些協(xié)助，處理日常工作；文字秘書(shū)是非常重要的一個(gè)崗位，主要工作是起草修訂、收發(fā)傳閱、批示承辦文件等。這些工作密切聯(lián)系著檔案管理；要知道，檔案資料的質(zhì)量決定了文書(shū)檔案的價(jià)值，而文字秘書(shū)的水平和素質(zhì)又會(huì)決定到檔案資料的質(zhì)量。
一、文秘人員的具體工作
記錄和抄寫(xiě)是文書(shū)工作人員的主要職責(zé)，還需要起草文稿。記錄的內(nèi)容包括領(lǐng)導(dǎo)口述以及來(lái)訪(fǎng)者的接待，會(huì)議記錄、電話(huà)記錄等也是重要的內(nèi)容；抄寫(xiě)，主要是謄寫(xiě)那些字跡比較潦草的稿件，或者是謄寫(xiě)在起草過(guò)程中不斷修改的文稿，以便能夠順利打印出來(lái)。稿件謄寫(xiě)工作由文秘人員來(lái)完成，領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間就得到了大大的節(jié)約。通常情況下，領(lǐng)導(dǎo)和文秘共同起草文稿。部分領(lǐng)導(dǎo)會(huì)親自寫(xiě)出來(lái)，秘書(shū)僅僅承擔(dān)謄寫(xiě)工作；還有一些領(lǐng)導(dǎo)將內(nèi)容口述出來(lái)，秘書(shū)將意思謄寫(xiě)下去。還有的是領(lǐng)導(dǎo)將主要內(nèi)容口述出來(lái)，秘書(shū)還需要加工整理文字；或者是領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)出要點(diǎn)，相關(guān)資料的收集整理需要由秘書(shū)來(lái)完成；或者領(lǐng)導(dǎo)僅僅提供題目，提綱的擬定、材料的收集以及修改等工作都需要文秘人員來(lái)完成。在文稿起草過(guò)程中，文秘人員可以向領(lǐng)導(dǎo)提供自己的意見(jiàn)，甚至還可以直接寫(xiě)下自己的想法，領(lǐng)導(dǎo)來(lái)決斷初稿，只有這樣，方可以形成真實(shí)全面的文稿，方可以將領(lǐng)導(dǎo)的決策、方針等全面生動(dòng)的反映和傳達(dá)下去。要想完成這些工作，文秘人員就需要具備相應(yīng)的素質(zhì)，其業(yè)務(wù)素質(zhì)可以有效體現(xiàn)個(gè)人綜合素質(zhì)和整體能力。
二、機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)要求
（一）較強(qiáng)的政治責(zé)任感
在國(guó)家機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位中，文秘崗位都是不能缺少的，并且因?yàn)槠浯嬖谟谥袠胁块T(mén)和決策人員周?chē)瑢?duì)于整體事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展，有著十分重要的影響。因此，對(duì)于文秘人員來(lái)講，需要從戰(zhàn)略高度認(rèn)識(shí)到自己身上所肩負(fù)的責(zé)任，從大局出發(fā)。雖然沒(méi)有較大的職權(quán)，卻有著比較大的責(zé)任，其工作質(zhì)量，會(huì)對(duì)一系列方針政策、機(jī)關(guān)團(tuán)體行政法規(guī)的貫徹實(shí)施，產(chǎn)生直接的作用和影響；如果在這個(gè)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了問(wèn)題，就無(wú)法落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策和意圖，相關(guān)部門(mén)的協(xié)作也會(huì)受到影響，無(wú)法有效解決出現(xiàn)的問(wèn)題。因此，文秘人員需要結(jié)合自身職責(zé)，從大局出發(fā)，強(qiáng)化個(gè)人職業(yè)責(zé)任感和大局觀(guān)，牢記自己的使命與職責(zé)，為黨和國(guó)家的事業(yè)奉獻(xiàn)出自己的精力。在具體實(shí)踐中，需要將工作第一的準(zhǔn)則給貫徹落實(shí)下去，個(gè)人利益放在次要位置，對(duì)于一些腐朽思想，能夠自覺(jué)抵制，包括拜金主義、享樂(lè)主義等，將服務(wù)理念落實(shí)下去，做好自己的工作，獲得領(lǐng)導(dǎo)的肯定。
（二）較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平
對(duì)于文秘人員來(lái)講，需要對(duì)黨和國(guó)家的路線(xiàn)方針政策等積極學(xué)習(xí)，嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家制定的規(guī)則和要求來(lái)工作，對(duì)中央上級(jí)精神準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)和把握，促使政策水平得到提高，法制觀(guān)念得到強(qiáng)化。要不斷學(xué)習(xí)，對(duì)本行業(yè)的業(yè)務(wù)內(nèi)容熟練把握，要知道，文秘工作緊密聯(lián)系著本單位的業(yè)務(wù)，因此文秘人員就需要不斷努力，促使個(gè)人專(zhuān)業(yè)知識(shí)面得到拓展，對(duì)本行業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)和內(nèi)容等深入了解，這樣方可以更好的工作，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題科學(xué)分析和處理。要想起草公文和收發(fā)公文，非常重要的一個(gè)基礎(chǔ)就是具備文字閱讀和表達(dá)能力；文秘人員需要對(duì)語(yǔ)法修辭知識(shí)努力學(xué)習(xí)，提高自己的表達(dá)水平，這樣方可以撰寫(xiě)出高水平的公文。
三、如何做好檔案管理工作
檔案工作的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)，因此，在日常工作實(shí)踐中，秘書(shū)人員需要積極學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，培養(yǎng)檔案意識(shí)。公文成功轉(zhuǎn)化為檔案之后，就需要規(guī)范化管理公文，以便有效交融文案工作和檔案工作，通過(guò)超前控制文件管理，檔案質(zhì)量方可以得到保證。在最初歸檔時(shí)，需要認(rèn)真檢查，如果沒(méi)有及時(shí)歸檔相關(guān)附件，需要及時(shí)催要，跟蹤收回那些同一事項(xiàng)的外來(lái)文件。要從平時(shí)就開(kāi)始做起，收文登記工作完成之后，需要對(duì)文件價(jià)值進(jìn)行鑒別，如果完成現(xiàn)行效用之后，就不再有保存價(jià)值，需要淘汰掉；而部分文件以后依然可以借鑒，那么就需要科學(xué)裝訂和傳閱，之后方可以歸檔。在工作中，需要注意細(xì)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)了本單位自生文件之后，需要仔細(xì)收集形成本文件的所有資料，將其按照相應(yīng)的程序歸整，然后從冊(cè)到件，從件到卷的整理。
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多很多中小機(jī)關(guān)都是由文秘人員來(lái)兼任文書(shū)檔案管理，那么文稿質(zhì)量和文檔管理水平會(huì)直接受到文秘人員自身修養(yǎng)的影響。從專(zhuān)業(yè)角度上來(lái)講，有一定的區(qū)別存在于文秘人員工作和文書(shū)檔案管理工作之間，但是這兩項(xiàng)工作又有業(yè)務(wù)上的聯(lián)系，并且在同一個(gè)載體存在兩者的工作成果，因此，文書(shū)檔案資料價(jià)值會(huì)直接受到文秘人員的影響。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，文秘人員在機(jī)關(guān)單位中發(fā)揮著十分重要的作用，現(xiàn)階段大多由文秘人員來(lái)兼任文書(shū)檔案管理工作；在社會(huì)發(fā)展的今天，需要大力培養(yǎng)人才，在文書(shū)檔案工作中積極運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)；通過(guò)培訓(xùn)教育等一系列措施的運(yùn)用，促使現(xiàn)有文書(shū)檔案專(zhuān)業(yè)人才的素質(zhì)得到全面提升，以便保證與時(shí)展的要求所適應(yīng)。
參考文獻(xiàn)：
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